Структурные подразделения в штатном расписании. Коды структурного подразделения в штатном расписании Название отделов в штатном расписании

Штатное расписание, как кадровый документ, у многих вызывает большое количество вопросов. Например, как часто его нужно составлять, как правильно заполнить унифицированную форму и является ли этот нормативный акт обязательным. Чтобы прояснить ситуацию, стоит более подробно остановиться на некоторых вопросах.

Для чего вообще нужно штатное расписание?

Штатное расписание – документ, необходимый для формирования штатной структуры и численности организации в полном соответствии с Уставом предприятия. Этот документ содержит перечень структурных подразделений организации, список должностей, наименование специальностей и профессий с указанием квалификации, а также данные о необходимом количестве определенных штатных единиц. Для его составления применяется унифицированная форма Т-3, которая утверждена Постановлением Госкомстата России.

С точки зрения работодателя штатное расписание выполняет ряд важных функций и позволяет максимально оптимизировать и упорядочить работу учреждения. Использование штатного расписания позволяет четко видеть всю структуру организации с ее подразделениями, фиксировать количество штатных единиц, контролировать численный и качественный состав сотрудников, отслеживать систему оплаты труда и размеры надбавок. А при появлении вакансий значительно упрощает подбор персонала.

Штатное расписание является обязательным документом?

Интересно, что на этот вопрос нет однозначного ответа. С одной стороны, Трудовой кодекс затрагивает вопрос штатного расписания, так как этот документ касается трудовой функции работника организации и оплаты труда персонала. Да и в трудовом договоре указывается, что работник выполняет обязанности в соответствии со штатным расписанием. Имеется унифицированная форма штатного расписания, а также этот документ упоминается в Инструкции по ведению трудовых книжек (записи в трудовую книжку делаются с учетом наименования должности в соответствии со штатным расписанием). Значит, штатное расписание организации обязательно должно быть. Но, с другой стороны, ни в одном нормативном акте не указывается прямо на обязанность работодателя вводить штатное расписание. И все же, лучше оформить этот кадровый документ, поскольку большинство проверяющих органов считают его обязательным для любой организации.

Например, налоговые органы и Фонд социального страхования всегда запрашивают штатное расписание при проведении выездных проверок. По нему они сверяют правильность начисления страховых взносов, собирают информацию о страховом стаже работников, контролируют правильность налогообложения. То, что штатное расписание не является документом налогового учета, не снимает с работодателя необходимости предоставлять его во время проверок по запросу сторонних организаций. А его отсутствие может быть расценено как нарушение трудового законодательства, за которое полагается штраф для организации в размере 50 000 рублей. Конечно, его можно оспорить в суде (тем более что прямого указания на обязанность работодателя составлять штатное расписание в законе нет), но сначала придется его заплатить.

Периодичность составления штатного расписания

Как часто нужно составлять новое штатное расписание? На этот вопрос тоже четкого ответа нет. Но в данной ситуации стоит руководствоваться логикой: раз штатное расписание является плановым документом, то составлять его целесообразно на один календарный год или полугодие. Это позволит при необходимости регулировать численность персонала организации и его качественный состав. Но, вместе с тем, можно утвердить штатное расписание и на несколько лет (если в организации нет необходимости во введении новых должностей).

Кто разрабатывает и утверждает штатное расписание?

Если на предприятии нет штатного расписания, но руководство решило его разработать, возникает резонный вопрос: кто должен это делать? На него законодательство опять-таки не дает однозначного ответа. Поэтому, руководитель может заняться этим сам, определив круг ответственных лиц, которые будут ему помогать. Логично, если это будут кадровые работники, главный бухгалтер, сотрудники юридического или планово-экономического отдела. А если на предприятии имеется отдел организации труда и заработной платы, можно поручить эту работу им. Обязанности по разработке и составлению штатного расписания 2014 могут быть отражены в трудовом договоре сотрудника или его функциональных обязанностях.

Утверждение штатного расписания относится к полномочиям руководителя организации или того лица, которому эти полномочия переданы по распоряжению руководителя. Чтобы утвердить штатное расписание, руководитель должен подписать специальный приказ или распоряжение. Реквизиты этого документа должны быть указаны в поле унифицированной формы Т-3 «Утверждено приказом организации от «__»_______20__№__». При этом дата утверждения и дата вступления в силу штатного расписания могут и не совпадать (дата вступления в силу обычно более поздняя).

Сколько хранится штатное расписание?

Росархив устанавливает определенные сроки хранения типовых управленческих документов, в соответствии с которыми штатное расписание учреждения должно храниться в течение трех лет, начиная с года, который следует за тем, в котором документ утратил силу. Что же касается штатных расстановок, о которых пойдет речь в следующем разделе, то они хранятся семьдесят пять лет после того, как составлены новые.

Штатная расстановка – подспорье в работе отдела кадров

В некоторых организациях отдел кадров ведет штатную расстановку – мобильный вариант штатного расписания, в котором отражаются все вакантные должности, а также вся информация по замещению должностей (ФИО работающих сотрудников, статус должностей и прочее). Штатная расстановка дает необходимую информацию об изменениях в личном составе, содержит табельные номера работников, информацию о стаже и категории (несовершеннолетние, инвалиды, пенсионеры, имеющие детей до трех лет и прочее) сотрудников.

При составлении штатной расстановки за основу берется действующее штатное расписание, в которое добавляются нужные графы. Этот документ не является обязательным и вести его организация не должна. Но штатная расстановка – достаточно удобный документ, особенно для больших организаций, который позволяет оптимизировать работу кадровиков и четко контролировать замещение вакантных должностей. Поэтому его часто используют в качестве внутреннего документа.

Штатное расписание работников: правила составления

Рассмотрим составление штатного расписания на основе унифицированного бланка Т-3. Для получения готового документа нужно просто заполнить бланк, руководствуясь Указаниями по заполнению форм первичной учетной документации.

«Шапка». При оформлении «шапки» нужно указать наименование организации в поле «Наименование» (это делается в соответствии со свидетельством о регистрации), код ОКПО, номер документа и дату составления. В поле «Штатное расписание на период…» нужно указать только дату вступления данного документа в силу.

• Графа 1 «Наименование». Указываем наименование структурного подразделения, цеха, представительства, филиала, располагая структурные подразделение согласно существующей иерархии.
• Графа 2 «Код». Указываем код структурного подразделения, присвоенный ему руководителем организации.
• Графа 3. Указываем должность (специальность, профессию), разряд, класс (категорию) квалификации сотрудника в соответствии с Общероссийском классификатором профессий и Квалификационным справочником руководителей и специалистов. Тут следует учитывать, что должность, на которую принимается работник, должна одинаково звучать как в штатном расписании, так и в трудовом договоре, а также в трудовой книжке.
• Графа 4 «Количество штатных единиц». Указываем число штатных единиц по соответствующим должностям. Если есть неполные единицы, их следует указать в долях, например, 2,75. А если есть вакантные должности, то они также указываются.
• Графа 5«Тарифная ставка». Указываем оклад, тарифную сетку, процент от выручки, долю от прибыли – все зависит от того, какая система оплаты труда действует в конкретной организации. Главное – указать сумму в рублевом эквиваленте и помнить, что размер оклада (тарифной ставки) не может быть ниже минимального размера оплаты труда.
• Графы 6, 7, 8 «Надбавки». Указываем предусмотренные стимулирующие и компенсационные выплаты. Это могут быть премии, доплаты, поощрительные выплаты, надбавки, которые могут быть установлены как законодательством РФ, так и работодателем. Такие выплаты могут быть фиксированными суммами или процентными надбавками.
• Графа 9. Указываем общую сумму граф 5-8. То есть производим суммирование окладов и всех положенных надбавок и выводим общее значение в рублях. Если данные указаны в процентах, выводим процентное соотношение.
• Графа 10 предназначена для примечаний. Если их нет, ее оставляют незаполненной.

После того как все графы заполнены, нужно заполнить строку «Итого». В ней суммируются все показатели по вертикальным столбцам: указывается, сколько всего предусмотрено расписанием штатных единиц, суммы окладов (тарифных ставок), надбавок и сумма месячного фонда заработной платы.

Подписывает штатное расписание начальник отдела кадров или уполномоченное лицо, а также главный бухгалтер организации. Печать на документ ставить можно, но не обязательно.

Изменение штатного расписания

Даже в устоявшееся штатное расписание время от времени приходится вносить изменения. Причиной таких изменений может быть необходимость ввести в штат новую единицу, подразделение или, напротив, сократить имеющийся штат. Кроме того, может возникнуть необходимость изменения окладов, тарифных ставок, а также потребность в переименовании должностей или подразделений.

Существует два варианта внесения изменений в штатное расписание:

• разработать и утвердить новое штатное расписание;
• внести изменения в действующее штатное расписание.

В первом случае штатное расписание разрабатывается на основе действующего, но с учетом необходимых изменений и вводится в действие с начала или середины календарного года. Если есть острая необходимость, то с начала нового месяца.

Что же касается внесения изменений в действующий документ без его отмены, то они производятся в соответствии с приказом руководителя «Об изменении штатного расписания». В самом приказе нужно указать основание для внесения изменений в штатное расписание (это может быть реорганизация, сокращение штатов, совершенствование структуры организации и прочее), а также указать, какие именно изменения должны быть внесены.

В большой организации с разветвленной структурой лучше указывать не только должности, которые затрагивает изменение, но и структурные подразделения, где эти должности находятся. При этом все изменения в штатном расписании должны быть доведены до сведения работников предприятия, а также внесены в трудовые книжки со ссылкой на основание (приказ или распоряжение).

Сокращение штата: когда внести изменения?

Сокращение штата или численности работников является одним из оснований для внесения изменений в штатное расписание, поскольку сокращение численности организации предполагает исключение из расписания отдельных штатных единиц, а сокращение штата – должностей. При этом сокращаемые работники подлежат увольнению (если не предполагается их перевод на другую работу).

Поскольку при увольнении по сокращению численности или штата работников необходимо предупредить об изменениях не позднее, чем за два месяца, новое штатное расписание может быть введено в действие только по истечении этого срока. Хотя составить его можно заранее и само наличие нового или измененного штатного расписания, которое уже утверждено, станет подтверждением правомочности увольнения сотрудников. Если же обстоятельства, по которым было принято решение о сокращении, устранены, работодатель вправе снова изменить штатное расписание в сторону увеличения численности работников.

Изменение унифицированной формы Т-3

Постановление Госкомстата №20 от 24.03.1999 разрешает организациям вносить изменения в унифицированные формы первичной учетной документации (это разрешение не касается учета кассовых операций). Следовательно, если есть настоятельная необходимость, организация может внести в готовую форму свои правки, но при этом не допускается удаление уже существующих реквизитов. Изменения могут касаться расширения или сужения граф, добавления строк или вкладных листков. Необходимые правки могут вноситься при изготовлении бланков на основе унифицированной формы.

Штатное расписание: форма и содержание 14.04.2015

Штатное расписание: форма и содержание

Особый локальный акт – штатное расписание. Это очень важный и обязательный документ.

Внимание, не путать!

У работодателей иногда составляются «похожие» на штатное расписание документы: «Структура и штатная численность» или «Замещение должностей и штатная расстановка». Эти документы не тождественны штатному расписанию, и их наличие не исключает обязанности работодателя вести штатное расписание. Документ «Структура и штатная численность» содержит перечень структурных подразделений по степени значимости для предприятия (сначала администрация, за ней бухгалтерия, после производственные подразделения и др.). Внутри структурных подразделений приводится список должностей в иерархическом порядке с указанием в соответствующей графе количества штатных единиц по каждой должности.

Документ «Замещение должностей и штатная расстановка» – это рабочий вариант штатного расписания. Он составляется на основе штатного расписания, и в него вносятся фамилии и инициалы (или фамилии, имена и отчества) работников напротив каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.

Форма и содержание штатного расписания

Госкомстат РФ постановлением от 05.01.2004 N 1 утвердил унифицированную форму штатного расписания – форму № Т-3.

Согласно ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон о бухучете), который вступил в силу с 01.01.2013: «Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации».

Руководствуясь данным положением, теперь работодатели самостоятельно утверждают форму штатного расписания.

Однако на сегодняшний день они, как правило, принимают для себя ту же форму, которую утвердил Госкомстат, при этом порой дополняют ее необходимыми им графами и столбцами.

Приведем «первоисточник».

Именно эту форму обычно берут за основу работодатели при разработке своего варианта.

Указания по заполнению первичной кадровой документации (к постановлению Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1) содержат рекомендации по оформлению штатного расписания, которые вполне применимы и к тем случаям, когда работодатели усовершенствуют форму штатного расписания:

«При заполнении графы 4 количество штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указывается в соответствующих долях, например, 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.» указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации.

В графах 6–8 «Надбавки» показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством Российской Федерации (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).

При невозможности заполнения организацией граф 5–9 в рублевом исчислениив связи с применением в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и пр.)указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.).

Утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом ».

При разработке и утверждении своей формы штатного расписания работодатель может дополнить форму новыми необходимыми ему графами и столбцами (например, для включения сведений о премиях, сдельной системе оплаты).

При заполнении формы штатного расписания важно контролировать, чтобы сведения (оклады, количество штатных единиц, наименования должностей) соответствовали реальному положению дел и другим документам, не противоречили закону.

Структурные подразделения в штатном расписании

Наименования структурных подразделений пишутся полностью, без сокращений.

В какой последовательности указываются структурные подразделения? Закон не отвечает на этот вопрос, оставляя его на усмотрение работодателей. На практике используются различные подходы:

По степени значимости (сначала администрация, за ней бухгалтерия, после производственные подразделения и др.),

В порядке уменьшения численности структурных подразделений,

В алфавитном порядке.

В некоторых компаниях принимаются инструкции по кадровому делопроизводству, в которых в числе прочих нюансов заполнения кадровой документации определяется и последовательность указания структурных подразделений в штатном расписании.

Если численность работников у работодателя невелика и структурных подразделений просто нет, то графу 1 можно не заполнять. Также на практике в таких случаях могут ставиться прочерки.

Некоторые работодатели не включают в штатное расписание такие структурные подразделения, как филиалы и представительства , ошибочно полагая, что они должны иметь свои отдельные штатные расписания. Это не так.

Штатное расписание должен вести работодатель.

Мы считаем, что филиалы и представительства не должны утверждать свои штатные расписания, поскольку не являются самостоятельными юридическими лицами, самостоятельными работодателями (ст. 20 ТК РФ).

В штатном расписании организации следует отразить всю структуру организации, все ее подразделения, в том числе филиалы и представительства.

Для удобства работы для филиалов и представительств изготавливают копии штатного расписания или выписки из него.

В графе «код» указываются коды структурных подразделений, которые присвоены работодателем. Коды позволяют без труда определить место каждого отдела или группы в общей структуре организации.

Наименование должностей, профессий, специальностей в штатном расписании

Наименование каждой должности (специальности, профессии) указывают полностью, без сокращений.

Согласно ч. 2 ст. 57 ТК РФ, если в соответствии с ТК РФ, иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации, или соответствующим положениям профессиональных стандартов.

Должности (специальности, профессии) обычно указываются по старшинству, то есть в иерархическом порядке: руководитель, заместители, специалисты, технические исполнители и т.д.

Если есть должности (специальности, профессии), не состоящие ни в одном структурном подразделении, то их можно оформить как «прочий персонал».

Зарплата работников в штатном расписании

Нельзя устанавливать зарплаты ниже установленного законом минимума.

Согласно ч. 3 ст. 133 ТК РФ месячная заработная плата работника, полностью отработавшего за этот период норму рабочего времени и выполнившего нормы труда (трудовые обязанности), не может быть ниже минимального размера оплаты труда.

Согласно ч. 11 ст. 133.1 ТК РФ месячная заработная плата работника, работающего на территории соответствующего субъекта Российской Федерации и состоящего в трудовых отношениях с работодателем, в отношении которого действует региональное соглашение о минимальной заработной плате, не может быть ниже размера минимальной заработной платы в этом субъекте Российской Федерации при условии, что указанным работником полностью отработана за этот период норма рабочего времени и выполнены нормы труда (трудовые обязанности).

В штатном расписании нельзя устанавливать разные оклады для одинаковых должностей и «вилки» окладов.

Согласно ст. 22 ТК РФ работодатель обязан обеспечивать работникам равную оплату за труд равной ценности, поэтому если Вы двум бухгалтерам, работающим по одной должностной инструкции (т.е. с одинаковыми должностными обязанностями), поставите разные оклады, то, по нашему мнению, это не будет соответствовать закону.

Некоторые работодатели устанавливают в штатном расписании «вилки» окладов, т.е. в графе, где должен указываться размер оклада, пишут, к примеру, «от 20 000 до 30 000».

Возможности установления «вилок» окладов трудовое законодательство не предусматривает.

Согласно ст. 129 ТК РФ оклад (должностной оклад) – фиксированный размер оплаты труда работника за исполнение трудовых (должностных) обязанностей определенной сложности за календарный месяц без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат.

Согласно ст. 57 ТК РФ обязательными для включения в трудовой договор являются условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты).

Если Вы установите «вилку» оклада в штатном расписании и затем еще и в трудовом договоре работника, то, по нашему мнению, это не будет соответствовать закону. Из данной ситуации можно выйти законным путем, установив фиксированный оклад и соответствующие надбавки, премии.

Книга предназначена по большей части новичкам в кадровом делопроизводстве, но будет весьма полезна и опытным специалистам со стажем, ведущим кадровую работу в организациях и у предпринимателей. В первом томе подробно рассказывается об оформлении различных кадровых документов, о приеме работников на работу, переводах на другую работу и иных изменениях условий трудового договора (по соглашению сторон и по инициативе работодателя), перемещениях работников на другое рабочее место, об отстранении от работы, поручении работнику дополнительной работы в порядке совмещения должностей (профессий), расширения зон обслуживания, увеличения объема работ, исполнения обязанностей временно отсутствующего работника, касается защиты коммерческой тайны работодателя и персональных данных работников.

Работа каждого предприятия базируется на основании законодательных актов различного уровня подчинения. Большую роль в жизни любой организации играют локальные документы, приняты и изданы для самого предприятия.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

К документам локального характера относится и штатное расписание. Ниже раскрыты особенности и особенности оформления этого важного документа.

Что это за документ?

Штатное расписание – нормативный акт локального характера. Базируется на основании Устава предприятия.

Для унификации Постановлением Службы Государственной статистики была утверждена форма Т-3.

На предприятиях используется для оформления штатной численности сотрудников, их состава и структуры.

Включает в себя:

• Наименование отделов, присвоение им кода.
• Название должностей, специальностей, профессий, разряда, класса квалификации.
• Количество сотрудников, оклад, надбавки.

Штатное расписание призвано:

• Сформировать организационную структуру предприятия.
• Сформировать численность подразделений и штатных единиц.
• Сформировать систему оплаты труда сотрудников.
• Установить надбавки и их размер.
• Облегчить подбор персонала на вакансии.

Что говорит закон?

Нормативная база

• Трудовой кодекс. Ст. 15 и 57 содержат упоминания о штатном расписании. Это связано с тем, что обязанности, права и оплата труда работника исходят из штатного расписания.
• Инструкция по . Указано, что все записи заносятся в трудовую книжку на основании штатного расписания.

Нормативного акта, в котором указана обязанность по ведению штатного расписания, нет. Несмотря на подобную «дыру в законе», все контрольные службы запрашивают данный документ.

С его помощью проверяется и собирается информация о сотрудниках, вознаграждении о проделанной работе и т. д. Поэтому его отсутствие – это нарушение закона о труде и влечет за собой наложение штрафа.

Вывод: штатное расписание должно быть на каждом предприятии.

Ответственные лица. Кто подписывает?

Права подписи в штатном расписании имеет руководитель предприятия, начальники отдела кадров и бухгалтерии. Это значит, что ответственность за составление, оформление, внесение изменений несут сотрудники данных служб.

Подпись ставится в конце документа. В случае если штатное расписание состоит из не одной страницы, подписи ставятся на последней странице в специальных строках для подписи.

При первичной разработке штатного расписания графа для подписей может вноситься на каждую страницу документа.

Когда и как вносить изменения?

Нужно каждый год вносить изменения или нет решает каждый руководитель отдельно. Это плановый документ и желательно обновлять его ежегодно.

Ежегодное обновление позволит координировать количественный и качественный состав работников.

При необходимости введения или снятия должностей, упразднения или добавления отделов утверждать новый документ можно реже или чаще.

Внесение изменений возможно несколькими способами:

• Изменение в целом. Ему присваивается новый регистрационный номер и ратифицируется приказом (распоряжением).
• Выборочное изменение. Следует зарегистрировать в приказе или распоряжении. Данный способ возможен, если корректировки не существенны.

Внесенные изменения в штатное расписание влияют на уже работающий персонал, соответственно корректировки следует вносить в трудовые документы тех сотрудников, которых они касаются.

Это может быть изменение должности, отдела, дополнительные обязанности, изменение , .

При изменении должности, сотрудник должен быть в письменной форме проинформирован за два месяца.

Таким образом, внесение изменений состоит из этапов:

• Согласие сотрудника на внесение корректировок в расписание которые его касаются.
• Написание и принятие приказа (распоряжения) о внесении корректировок.
• Написание и принятие приложения к с работником, которого касаются изменения.
• Запись полученных изменений в трудовую книжку.

Как составить штатное расписание правильно?

Порядок, этапы и правила заполнения

При написании штатного расписания следует ссылаться организационную структуру предприятия.

Это связано с тем, что при составлении расписания необходимо указать подразделения, которые входят в состав предприятия. Далее заполняется стандартизированная форма.

Этапы внесения данных в стандартизированную форму:

• Указать название предприятия согласно учредительным документам. При наличии сокращенного названия его также необходимо указать – в скобках или строкой ниже.
• Указать код ОКПО.
• Указать порядковый номер, согласно Журналу регистрации документооборота. При многократном внесении корректировок следует ввести отдельную нумерацию (например, с буквенным значением).
• В специальную графу вносится дата составления документа. Может не всегда совпадать со временем вступления его в силу. В связи с этим в унифицированной форме есть графа, в которой указывается дата, с которой оно вступает в силу.
• В графу «Штат в количестве … единиц» вносится число должностных единиц.
• Заполняются графы.

Разделы, графы и их особенности

Раздел 1 «Наименование структурного подразделения»

Вносятся отделы, представительства, филиалы.

Данные вносятся сверху вниз.

В первой строке указывается руководство предприятия. Далее следуют финансовый отдел, бухгалтерия, кадры, отдел по экономическим вопросам.

После заполнения граф отделами первого уровня подчинения необходимо внести данные о производстве.

Указываются все цеха и участки. После этого уровня заносятся данные об обслуживающих подразделениях (склад, например).

Раздел 2 «Код структурного подразделения»

С помощью данного раздела четко прослеживается иерархическая структура предприятия.

С целью облегчения заполнения данной графы следует воспользоваться отраслевыми классификаторами.

Любому структурному подразделению назначается определенный код в целях облегчения ведения документооборота.

Присвоение начинается с крупных к мелким. Например, департамент – 01, отделы в департаменте – 01.01, 01.02 и т. д., в отделе группа 01.01.01 и т. д.

Графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации работника»

Заполняется раздел на основе Классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.

Для организаций, которые финансируются из федерального бюджета, использование классификатора является неотъемлемой частью процесса документооборота.

Вносятся данные в данную графу в соответствии с особенностями деятельности каждого предприятия.

Раздел 4 «Количество штатных единиц»

Содержит данные о количестве рабочих единиц. Штатные единицы бюджетной организации утверждаются вышестоящими организациями.

На предприятии не бюджетных форм собственности штатные единицы определяются его потребностями и экономической целесообразностью. Если на предприятии есть штатные единицы работающие на 0,5 или 0,25 ставки, то при заполнении данного раздела указываются доли.

Свободные рабочие места вписываются в количестве вакантных единиц штата.

Пример штатного расписания со ставкой 0,5:

Раздел 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.»

В данном разделе содержатся данные о заработной плате по должностям.

С помощью тарифной ставки осуществляется вознаграждение работников за выполненные обязанности согласно трудовому договору. Данный способ оплаты активно используется на государственных предприятиях и организациях. При тарификации окладов необходимо ссылаться на Единую тарифную сетку.

Оклад – фиксированное вознаграждение за выполнение обязанностей, которые непосредственно указаны в трудовом договоре.

Формирование оклада осуществляется за определенный промежуток времени (месяц, квартал, полугодие).

Установление оклада работников бюджетных организаций основывается на Единой тарифной сетке. Предприятия частных форм собственности исходят из финансовых возможностей, но не ниже минимального размера оплаты труда, куда не входят премии, надбавки, выплаты за особые условия труда и т. п.

Данные указываются в рублях.

Раздел 6-8 «Надбавки и доплаты»

Содержит данные о стимулирующих выплатах, компенсациях (премии, ), установленные законодательством РФ («северные», за ученную степень) и введенных по усмотрению организации (связанные с условиями труда).

Для предприятий и организаций, которые финансируются из государственного бюджета, размер надбавок устанавливается Правительством РФ, для частных – руководством предприятия.

Надбавки устанавливаются в виде процента от оклада. Доплаты – фиксированная выплата.

Раздел 9 «Итого»

Суммируются графы 5 — 8. Указываются все расходы в течение месяца.

Раздел 10 «Примечание»

В графу вносятся изменения, уточнения по штатному расписанию.

Когда составляется и утверждается?

Составляется штатное расписание при открытии нового предприятия, филиала, дочерней компании и т. д. и при внесении существенных изменений.

В связи с тем, что заработная плата выплачивается ежемесячно, наиболее корректно дату вступления в действие назначить на первое число месяца.

Утверждается штатное расписание на основании приказа или распоряжения за подписью руководителя предприятия или уполномоченного лица.

Также в штатном расписании в графу «Утверждено» следует внести соответствующие реквизиты. Далее данные заносятся в Журнал регистрации, после чего номер вносится в приказ. Далее после процедуры утверждения штатное расписание отправляется на хранение.

Образец заполнения 2019:

Важные нюансы

Округление штатных единиц

При введении штатной численности в штатном расписании могут присутствовать целые единицы и дробные.

Существует два варианта округления штатных единиц:

• Округление осуществляется по каждому подразделению.
• Округляются штатные единицы по нескольким подразделениям.

При этом:

• Ставки менее 0,13=0, т. е. откидываются.
• Ставки 0,13–0,37 приравниваются к 0,25 штатной должности.
• Ставки 0,38-0,62 округляются до 0,5 ставки.
• Штатные ставки 0,63-0,87 приравниваются к 0,75 ставки.
• Свыше 0,87 — полная ставка.

Составление штатного расписания для индивидуальных предпринимателей

Согласно законодательству индивидуальный предприниматель может нанять работников. С момента принятия работников он становится работодателем и должен вести штатное расписание. Исключение составляют случаи, когда подробно обязанности, форма деятельности работника расписаны в трудовом договоре.

Штатное расписание помогает избавиться от трудностей непредсказуемых ситуаций при работе со штатом.

При составлении штатного расписания для индивидуальных предпринимателей стоит придерживаться тех же принципов и правил, что и для крупных компаний.

Но как минимум стоит заполнить Графы 1-5.

Разработка штатного расписания в бюджетном учреждении

Штатное расписание — неотъмлемая часть работы любой бюджетной организации. Составляется также согласно стандартизированной форме Т-3 согласно всем вышеперечисленным принципам и особенностям.

Однако для бюджетных учреждения в обязательном порядке является использование:

• Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.
• Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих.
• Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС).

При составлении и введении штатного расписания на государственных предприятиях необходимо ссылаться на отраслевые нормативно-правовые акты.

Ознакомление сотрудников

В нормативно-правовых актах, касающихся трудовых вопросов, указано: работодатель обязан ознакомить работников с внутренним трудовым распорядком, а также прочими нормативными актами локального характера, которые непосредственно влияют на его трудовую деятельность.

Ознакомление осуществляется под роспись. Соответственно, если штатное расписание — нормативный акт локального характера, то ознакомление с ним должно осуществляться так же.

Из вышесказанного следует сделать вывод о необходимости ведения штатного расписания на любом предприятии. Для упрощения работы со штатом принята стандартизированная форма Т-3. Ее использование упростит работу и взаимодействие с контролирующими органами.

Расписание в штате из числа документов, в которые вносятся тарифы с надбавками, описание самих должностей и единиц штата. Оно составляется для каждого, кто находится на определенной должности, выполняя свои обязанности. В Трудовом Кодексе отсутствует норма, которая бы напрямую указывала на необходимость составления подобных документов, но есть хотя бы два аргумента в пользу оформления:

• Легко вычислить сотрудников и посчитать то, что им надо выплатить. Не надо самим запоминать то, как устроена организация.
• Наконец, может стать доказательством, когда применяются льготы по налогам, либо если часть расходов относится к себестоимости продукции.

Составление документа допускается с использованием бланков, разработанных компанией, но более удобный вариант – уже существующие унифицированные формы. Одна из них – № Т-3. Она состоит из десяти граф, но при необходимости добавляются новые. Если сведения отсутствуют, то строчку можно просто оставить пустой.

Первый шаг – определение полного и сокращенного наименования предприятия. Не обойтись без номера документа, даты и кода . Иногда руководители путаются в датах, требующих указания. Первым идет временной промежуток, по которому составлено расписание. После этого ставится дата, когда документ фактически оформлен официально, с подписями.

Если имеется в виду коммерческая организация, то по указанию наименований какие-либо ограничения отсутствуют. Есть лишь одно пожелание – не использовать иностранные слова, с которыми мало кто знаком.

Но иногда в организации от названия структурного подразделения зависят льготы, предоставляемые тем или иным категориям сотрудников. За соблюдение правил в этой сфере обычно отвечают кадровые отделы либо службы, организующие труд и оплату за него. Создаются специальные классификаторы для того, чтобы облегчить задачу и работу.

Отдельное внимание – предприятиям торговой сферы. У них нет структурных подразделений, зато введены отделы по продажам либо коммерции. Они тесно переплетаются с подразделениями, которые заведуют логистикой.

Документы в данной группе не утверждаются без со стороны руководителя или другого человека, наделенного соответствующими полномочиями.

Сначала идет графа 1 «Наименование». Ее заполняет руководитель в том порядке, который определяет самостоятельно. Лучше использовать определенную иерархию для того, чтобы писать о структурных подразделениях, начиная с администрации, и заканчивая обслуживающим персоналом.

Потом идет графа вторая, с кодом. Здесь перечисляются цифровые обозначения для любого подразделения. Тогда будет легче вычислять место, занимаемое тем или иным подразделением в общей структуре. Например, есть финансовый отдел, состоящий из двух подразделений – бухгалтерии и финансов. При обозначении общего департамента кодом 03 отделения обозначаются как 03.01, 03.02, соответственно. Использование трех цифр допустимо, когда работают еще более мелкие отделы.

Графа номер три для указания должности. Заполнение в иерархическом порядке тоже относится к удобным вариантам. Сначала руководители, затем подчиненные, и так далее до последнего отделения.

Стоит особое внимание уделить статье 57 Трудового Кодекса РФ. Она говорит о том, что обязательно соответствие между наименованием и справочниками по квалификации, которые выпускаются на территории нашей страны, среди них:

• Квалификационный справочник для руководителей и других должностей
• Классификатор общероссийского уровня, где описываются как сами должности, так и тарифные ставки для них

Штатное расписание: о количествах единиц

Этому вопросу посвящена графа, которая обозначается номером 4. Здесь допустимо использование, как целых чисел, так и их частей. Например, 0,25 и так далее. Правило распространяется и на .

Отображения требуют не только единицы штата, сохраняющиеся сейчас, но и работа, которая попала в раздел вакансий. Только при сохранении открытых должностей возможен прием новых сотрудников. Обязательное требование – включение вакансий в штатное расписание.

Не стоит заблуждаться – велика вероятность появления разницы между фактической работой и описанием единиц. К примеру, при введении совмещения, когда одна занята несколькими людьми, или если введен рабочий день, который дополняют неполные смены. Тогда сначала пишут о должностях, а потом о суммарном количестве единиц.

Информация по тарифным ставкам

Пятая графа для отображения зарплаты, определяемой по тарифным ставкам. Обязательно указание сетки по тарифам, главной единицей измерения при этом остаются рубли.

Использование так называемой «вилки» приводит к появлению дополнительных трудностей. Это значит, что вводится разный для одной и той же должности в разных условиях. Применение данного порядка ведет к тому, что законодательство нарушается. Оно обязывает установить равноценные тарифы для всех.

Документ должен содержать описание каждой должности с окладом одного размера. Кроме ситуаций, когда сразу у нескольких структур существуют одинаковые должности. Надбавки – один из инструментов, помогающих регулировать оплату за труд.

О надбавках в расписании

Графы 6, 7 и 8 используются как раз для отображения надбавок. Неважно, какой характер они носят – компенсационный или же стимулирующий. В этом разделе должны размещаться данные о поощрительных выплатах, доплатах, надбавках и . Они делятся по двум основным группам:

1. Утвержденные на уровне самой организации.
2. Имеющиеся в законодательстве, которые должны выплачиваться в любой ситуации.

Если речь о премиях, введенных на уровне законодательства – надбавки ставятся в минимуме. Например, северные надбавки оцениваются в 10%. На работу можно принять сотрудников, у которых различный стаж в той или иной сфере. Значит, в результате они получат различные компенсации.

Для установления надбавок используется несколько единиц измерения:

• коэффициенты
• проценты
• денежный вид

Но не всегда возможно использовать что-то одно, потому иногда отдают предпочтение смешанным решениям. Легко добавляются новые графы, если имеющихся перестает хватать. При этом указываются абсолютно все виды , определенные в той или иной должности. Графа 9 играет роль итоговой. Здесь считают сумму по окладам, приходящимся сразу на все единицы штата. Не забываем о надбавках.

Как делать примечания и изменения в документе

Чаще всего эта графа вообще не подвергается каким-либо изменениям. Встречается всего несколько ситуаций, когда заполнение становится обязательным:

1. Когда причина надбавок – выполнение обязанностей либо оформление ученых степеней, тогда обязательным становится наличие ссылок на закон, который регламентирует выплату таких компенсаций. Графа 6 нужна для указания минимума по надбавкам. Нормы закона используются для определения фактических выплат.
2. При наличии так называемых сдельщиков в штате. Тогда в графе номер десять сообщают, какая именно система оплаты применяется в том или ином случае, и приводят ссылку на внутренний документ, регулирующий порядок оплаты.

Чаще всего расписание штата – это документ планового характера. Одному году равен оптимальный период действия, но нельзя заранее просчитать внесение всех изменений. Потому возникает ситуация, когда значительная часть информации переписывается. Для внесения корректировок существует два общепринятых решения:

1. Оформляется приказ о необходимости вносить корректировки.
2. Еще один касается утверждения новой версии.

Не допускается ситуация, когда из унифицированных форм удаляются отдельные . При изменениях обязательно оформление соответствующих бумаг с организационно-распорядительным содержанием. Графы в документах могут быть расширены либо сужены. Чтобы было удобно размещать, обрабатывать информацию, многие компании добавляют строки и вкладные листы. Отдельная графа используется для отображения сведений, связанных с приказом, утвердившим само расписание.

Обязательно ли ознакомление с документом?

Законодательство обязует знакомить сотрудников только с теми частями документов, которые непосредственно привязаны к исполняемым ими . Штатное расписание можно не показывать, если на трудовом договоре стоит подпись, подтверждающая, что человек ознакомлен со всеми бумагами, которые представляют интерес для него, и когда в соглашении есть все сведения, связанные со стандартными окладами и надбавками.

Дополнительные правила для изменений

Если изменения связаны с должностями, их оплатой или наименованием, то часто затрагивается тот персонал, что уже выполняет свои обязанности в той или иной должности. В связи с этим приходится вносить корректировки вообще во все бумаги, связанные с кадровым делом.

Из возможных перемен:

• оклады
• дополнительные обязанности
• переименование отдела
• переименование должности

Во всех этих ситуациях действует свой порядок корректировки кадровой документации.

Переименование должности

Изменение, которое не меняет оклада и не сказывается на непосредственных обязанностях. Но надо помнить, что название должности относится к существенным условиям в любом договоре. Изменение таких условий допускается по инициативе руководства либо при достижении соглашения между сторонами. Главное, чтобы сама функция сотрудника осталась неизменной. Об надо предупредить самого сотрудника не позднее, чем за два месяца до внесения.

Внесение корректировок станет невозможным, если у самого сотрудника есть возражения. Когда их нет – хорошо. Остается только записать все в форму Т-2 и трудовую книжку.

Те же правила действуют в ситуациях, когда меняется наименование структурного подразделения.

Изменения по окладам

В трудовых договорах условие относится к существенным. Обязательно направление предупреждения сотрудникам в письменной форме, минимум за 60 дней до введения корректировок. Им подвергается не только расписание штата, но и другие личные документы работников, например, трудовой договор.

Обычно для оформления любого и изменения руководитель выпускает отдельный приказ. В приказе надо указать следующие причины изменений:

• Планово-экономические расчеты, произведенные соответствующим отделом
• Оптимизация работы, связанной с управлением
• Законодательство корректируется
• Основа для производства расширяется либо сокращается
• Проводят реорганизацию
• Введены мероприятия, улучшающие эффективность
• Совершенствование структуры

Главное – правильно оценить последствия, связанные с теми или иными действиями.

Как штатные расписания утверждаются?

Многие предприниматели предпочитают использовать валюты зарубежных стран при вычислении окладов с надбавками. Особенно это касается компаний, где значительная часть образована именно такой валютой, или где учредители – граждане зарубежных государств. При этом прямо в ТК РФ отсутствуют нормы, которые бы запрещали так поступать.

Главное – принимать во внимание сразу несколько законодательных норм. Например, те, которые касаются ставок и надбавок, стандартных окладов. Окладом называют перечисления с фиксированными размерами, в связи с выполнением обязанностей по должности. При определении данной выплаты не учитываются компенсации, поощрения и тому подобные расчеты. А вот ставки по тарифам только входят в зарплату. Они не должны меняться, пока действует трудовой договор. За исключением ситуаций, когда сторонам удается прийти к соглашению при определении должных сумм.

На практике чаще считают, что этот вопрос находится в компетенции того, кто руководит предприятием в настоящее время. Можно составить отдельный приказ, в котором обязанность по оформлению документа возлагается на того или иного сотрудника. Обязанности закрепляются также должностными инструкциями, трудовыми договорами.

Если предприятия небольшие, то составление расписаний становится обязанностью для тех, кто представляет кадровую службу: либо , юристы. А вот для крупных предприятий актуально перепоручение вопроса отдельному планово-экономическому подразделению, или отделу, который занимается вопросами заработной платы, условиями труда.

Штатные расписания для филиалов

Филиалы не могут иметь статус юридического лица. Значит, по отношению к сотрудникам они не выполняют функцию работодателя. Филиалы – это структурные части одного целого, как и: иные подразделения, сектора, отделы. Потому оформление расписаний с частичной схемой неправильно. Документ требуется для оформления структуры целого предприятия.

Свое расписание может оформляться у филиала только в том случае, если соответствующее дано руководителем. Если право дано, то в шапке пишут не наименование отдела, а полное имя самой организации.

Немного об утверждении и внесении изменений

При этом сам приказ должен содержать дату, когда составлено само расписание, и номер, под которым оно регистрируется. Порядок для утверждения можно указать в конкретных документах на предприятии, разрабатываемых самостоятельно. Если документы составлены с ошибками, то их утверждают только после внесения всех необходимых изменений.

Номер вверху справа – обязательный атрибут, без которого невозможна. Этот номер вносят в учетные журналы. Корректировки тоже требуют оформления приказа.

Расписания по штату входят в число местных документов-нормативов. В нем нужно отразить информацию не только о единицах в штатах, но и о размере оплаты труда. Они тоже устанавливаются нормативными актами, разработанными на самом предприятии. При этом для документа необязательно ставить печать организации.

Иногда на предприятии сначала составляются проекты нескольких расписаний, а затем они вводятся в единый документ. Такие бумаги тоже хранятся, но не более пяти лет. Обычные расписания хранятся на предприятии постоянно. Некоторые компании ведут переписку, решая вопрос о введении должности в структуру. Такая переписка хранится максимум три года.

Напишите свой вопрос в форму ниже

директор по персоналу группы компаний «Белая Дача»

Вот уже два с лишним года в России применяется единая форма штатного расписания . До введения в действие постановления Госкомстата России от 06.04.2001 № 26 каждая организация составляла этот локальный нормативный акт по-своему. До 2001 года правового акта федерального уровня, который бы устанавливал форму и порядок составления штатного расписания для всех без исключения организаций, не существовало. На протяжении длительного времени обязательность штатного расписания , особенно для малых и средних компаний, вообще ставилась под сомнение.

В апреле 2001 года кадровики, наконец, получили официальный ответ на вопрос, каким должно быть штатное расписание . А с принятием Трудового кодекса РФ сомнения в обязательности этого документа для организации отпали окончательно.

Давайте попробуем вместе разобраться, как правильно составить штатное расписание и работать с ним.

Что понимается под «штатом» и «штатным расписанием»?

Штат — это состав работников организации, определяемый руководством на определенный период.

Различные источники дают различные определения понятию «штатное расписание», но, в принципе, суть их сводится к следующему: штатное расписание — это организационно-распорядительный документ, в котором отражается структура организации, содержится перечень должностей с указанием их количества и размеров должностных окладов. Также в штатном расписании 1 отражается размер надбавок и доплат, существующих в данной организации, применительно к конкретным должностям.

Кто должен составлять ШР и вносить в него изменения?

В этом вопросе ясности нет до сих пор. В разных организациях функции по составлению штатного расписания выполняются разными структурными подразделениями. Возлагая на работников какого-либо структурного подразделения ответственность за формирование штатного расписания, руководство нередко отталкивается от размера организации. На сегодняшний день в России существуют как большие организации с численностью персонала свыше 500 человек, так и малые предприятия, численность которых не превышает 50 сотрудников. Есть также предприниматели без образования юридического лица, у которых работают наемные работники. Поскольку в большинстве малых предприятий и у индивидуальных предпринимателей нет ни отделов кадров, ни отделов организации и оплаты труда, то составлением штатного расписания занимаются сотрудники бухгалтерии, руководители или сами предприниматели. В средних предприятиях (от 100 человек), как правило, присутствует отдел кадров или служба персонала и, соответственно, функции составления и внесения изменений в штатное расписание передаются им (но нередки случаи, когда составлением и изменением штатного расписания опять же занимаются сотрудники бухгалтерии).

В крупных компаниях, имеющих в своем составе как отделы кадров или службы персонала, так и отделы организации и оплаты труда, разработкой штатного расписания занимаются названные подразделения.

Необходимо отметить, что формирование штатного расписания достаточно сложный процесс, состоящий из нескольких этапов и требующий привлечения не только специалистов службы персонала, но и экономистов.

С чего начинается составление ШР?

Прежде чем приступить к составлению штатного расписания, необходимо определиться с организационной структурой предприятия. Организационная структура — это схематическое отображение структурных подразделений. В этом документе отражаются все подразделения организации, схематически прорисовывается порядок их подчиненности. В организационной структуре также можно отразить как вертикальные, так и горизонтальные связи между подразделениями.

Однозначно обозначить, где лежит граница ответственности за составление штатного расписания проблематично, но разграничить некоторые этапы составления ШР, а заодно заполнить унифицированную форму № Т-3 — попробуем.

С чего начинать заполнение унифицированной формы?

Заполнение унифицированной формы Т-3 «Штатное расписание» следует начинать с наименования организации — оно должно указываться в точном соответствии с тем наименованием, которое значится в учредительных документах. В случае, когда организация имеет и полное, и сокращенное наименование, допускается употребление любого наименования. Для того, чтобы не возникало вопросов и спорных ситуаций, желательно закрепить правила заполнения реквизитов в локальном нормативном акте о документации и документообороте (положении, инструкции).

Далее проставляется номер документа. Для организаций, где штатное расписание часто подвергается изменениям, целесообразно ввести отдельную нумерацию для штатного расписания с литерным обозначением (например — «шр»).

Дата документа проставляется в специально отведенной графе в виде «дд.мм.гггг.» Дата штатного расписания не всегда совпадает со временем начала его действия, поэтому в унифицированной форме предусмотрена графа «Штатное расписание на «____»_______ 20 года, т.е. на определенную дату, с которой штатное расписание вступает в действие.

Постановлением Госкомстата России, которым введена унифицированная форма № Т-3, предусмотрено утверждение штатного расписания приказом руководителя организации. Для этого в отдельной графе проставляются дата и номер приказа, количество штатных единиц и месячный фонд заработной платы.

Как назвать структурное подразделение?

Первая колонка унифицированной формы называется «Наименование структурного подразделения». Если речь идет о коммерческой организации то, как правило, в наименованиях структурных подразделений нет никаких ограничений, не считая требований к терминологии и общепринятым понятиям и определениям (нежелательно называть структурные подразделения мало понятными иностранными словами). Однако существуют организации, в которых от наименования структурного подразделения, указанного в штатном расписании, зависит ряд льгот, предоставляемых работникам по выходе на пенсию (например, медицинские и образовательные учреждения, предприятия, в состав которых входят производства с вредными условиями труда). Поэтому задача правильного отражения в штатном расписании наименований структурных подразделений ложится на отдел кадров или отдел организации и оплаты труда. Для облегчения работы в данном направлении существуют отраслевые классификаторы вредных производств или номенклатуры наименований структурных подразделений, а также тарифно-квалификационные справочники, общероссийские классификаторы, Список № 1 производств, работ, профессий, должностей и показателей на подземных работах, на работах с особо вредными и особо тяжелыми условиями труда, занятость в которых дает право на пенсию по возрасту (по старости) на льготных условиях и Список № 2 производств, работ, профессий, должностей и показателей с вредными и тяжелыми условиями труда, занятость в которых дает право на пенсию по возрасту (по старости) на льготных условиях.

Наименования подразделений указываются по группам:

• руководство или административная часть (к таким подразделениям относятся дирекция, бухгалтерия, отдел кадров, др.);
• производственные подразделения;
• вспомогательные или обслуживающие подразделения.

Как правило, расположение наименований структурных подразделении в большинстве организаций соответствует этому порядку. Исключение составляют предприятия, основным бизнесом которых является торговля. В таких фирмах нет производственных подразделений, а существуют отделы продаж или коммерческие отделы, которые тесно связаны с логистическими подразделениями (последние в данном случае являются обслуживающими).

К вспомогательным подразделениям обычно относят отдел снабжения, ремонтные службы и т.д.

Что такое «код структурного подразделения»?

Код структурного подразделения обычно обозначает место структурного подразделения в иерархической структуре организации. Он также присваивается для удобства ведения документооборота (особенно это касается крупных предприятий). Посредством кодирования обозначается место более мелких подразделений в структуре крупных. Например, в составе департаментов есть управления, в составе управлений — отделы, в составе отделов — группы. Если департамент обозначается цифровым кодом 01, то управление в составе департамента, соответственно, будет иметь нумерацию 01.01. Таким же образом обозначаются отделы и группы.

Как заполнять графу «Профессия (должность)»?

Данная графа заполняется в строгом соответствии с тарифно-квалификационными справочниками и Общероссийским классификатором должностей служащих и профессий рабочих. Последовательность заполнения этой графы по каждому структурному подразделению является индивидуальной с учетом специфики конкретной организации. Как правило, сначала располагаются должности руководителя структурного подразделения, его заместителей, далее — ведущих и главных специалистов, потом долж-ности исполнителей. Если в составе структурного подразделения есть как инженерно-технический персонал, так и рабочие, необходимо выделить сначала ИТР, затем — рабочих.

Что такое «штатная единица»?

Штатная единица — это должностная или рабочая единица, предусмотренная штатным расписанием предприятия. Как правило, количество штатных единиц организаций, финансируемых из федерального или регионального бюджета, определяется вышестоящими организациями. Количество штатных единиц коммерческого предприятия определяется его потребностями в тех или иных видах работ, степенью срочности их выполнения и экономической целесообразностью.

Как установить оклад (тарифную ставку)?

Под окладом (тарифной ставкой) в соответствии со статьей 129 Трудового кодекса РФ понимается фиксированный размер оплаты труда работника за выполнение нормы труда (трудовых обязанностей) определенной сложности (квалификации) за единицу времени.

Тарифные ставки — инструмент тарификации оплаты труда работника в организациях, финансируемых из федерального бюджета в соответствии с Единой тарифной сеткой. Коммерческие организации устанавливают размер окладов, исходя из своих финансовых возможностей.

Здесь необходимо отметить, что размер оклада или тарифной ставки в соответствии со статьей 133 Трудового кодекса РФ не может быть ниже законодательно установленного минимального размера оплаты труда. Также нужно учитывать, что в размер минимального размера оплаты труда не включаются доплаты и надбавки, премии и другие поощрительные выплаты, выплаты за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, за работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, иные компенсационные и социальные выплаты.

При установлении должностных окладов или тарифных ставок необходимо помнить, что в штатном расписании можно отразить лишь размер оклада или тарифной ставки, поэтому учесть фонд оплаты труда полностью невозможно. Это обусловлено тем, что на предприятиях со сменным графиком работы оплата труда работников, получающих должностной оклад, увеличивается на размер доплат за работу в ночное время, а труд работников, заработная плата которых исчисляется из размера тарифной ставки, оплачивается в зависимости от числа проработанных часов в конкретном месяце и бывает различным. В большинстве организаций размер месячного фонда оплаты труда для отражения в штатном расписании рассчитывается из среднего числа рабочих часов и принимается условно равным 166 часам в месяц.

Для рабочих, труд которых оплачивается по сдельной системе, в ШР, как правило, устанавливается тарифная ставка или оклад, которые, в зависимости от специфики организации, рассчитываются по определенным методикам.

При установлении оклада следует руководствоваться требованиями, содержащимися в актах трудового законодательства, а также локальными нормативными актами — Положением об оплате труда в организации, Положением о премировании и другими.

Что такое «надбавки и доплаты»?

В унифицированной форме № Т-3 есть несколько граф, объединенных общим названием «Надбавка». В действующем сегодня Трудовом кодексе РФ не содержатся четкие определения понятий «надбавки» и «доплаты».

Руководствуясь общепринятыми установками, можно обозначить доплаты как выплаты, начисляемые работникам к окладам (тарифным ставкам) за особые условия труда или режим работы. Доплаты производятся работникам, занятым на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда. Конкретный размер доплаты устанавливается работодателем с учетом мнения представительного органа работников либо коллективным договором или оговаривается в трудовом договоре. В настоящее время во многих бюджетных организациях действуют отраслевые нормативные правовые документы, которые регулируют размеры повышения заработной платы работников отрасли.

Надбавки к заработной плате — это стимулирующие выплаты сверх установленного должностного оклада, которые стимулируют работников к достижению более высоких производственных показателей, повышению профессионального мастерства и производительности труда. Как правило, надбавки устанавливаются по результатам аттестации работников решением квалификационной или аттестационной комиссии.

До момента введения на законодательном уровне определений понятиям «надбавка» и «доплата» разграничить или систематизировать данный вид выплат затруднительно. Основное, что необходимо учитывать при формировании штатного расписания, — это две основные формы выплаты надбавок и доплат. Первая форма — процентная — устанавливается в процентах от должностного оклада, и в случае пересмотра размера оклада (ставки) автоматически меняется размер надбавки (доплаты). Вторая форма выплат — это надбавка или доплата, установленная в виде фиксированной суммы. Такая выплата может оставаться постоянной даже при изменении размера оклада (ставки), если иное не предусмотрено коллективным договором, трудовым договором или локальным нормативным актом. При установлении в штатном расписании доплат или надбавок в соответствующей колонке делается пометка о том, в каком размере и за что установлена данная надбавка (доплата).

Один из наиболее часто задаваемых вопросов — как сделать так, чтобы работники, занимающие одинаковые должности, получали бы зарплату, соответствующую уровню их квалификации, и при этом соблюдались бы принципы равенства, заложенные в Трудовом кодексе РФ? У этой задачи решения могут быть разными — все зависит от профессионализма руководящего состава. При поиске собственного решения необходимо оценить существующую систему оплаты труда на предприятии. Но, в основном, эта проблема решается путем установления «стандартного» оклада для всех сотрудников, работающих по данной должности или профессии, а оплата труда более квалифицированных работников производится путем установления персональных надбавок на определенный период. При подтверждении работником своей квалификации приказом руководителя предприятия надбавка устанавливается на следующий период.

Что такое «месячный фонд заработной платы»?

Месячный фонд заработной платы — это суммарные денежные средства, которые предусмотрены штатным расписанием и системой оплаты, действующими на предприятии, для выплаты работникам.

Когда в ШР вносятся изменения?

Изменения в штатное расписание вносятся при сокращении численности или штата работников. При сокращении численности исключаются отдельные единицы, а при сокращении штата — отдельные подразделения. При этом работники, замещающие сокращаемые должности или работающие по сокращаемым профессиям, подлежат увольнению по соответствующим статьям Трудового кодекса РФ.

Можно ли вносить изменения в унифицированную форму № Т-3?

Как сказано в постановлении Госкомстата России от 24.03.1999 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации», в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных форм остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа); удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом компании.

Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.

При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.